Управление отпусками

Оформление и управление отпусками сотрудников — важная часть кадрового учета в любой организации.

Эффективное управление отпусками помогает обеспечить баланс между потребностями бизнеса и правами работников на отдых, способствует повышению удовлетворенности сотрудников, снижению уровня стресса и повышению продуктивности компании.

Основные шаги и рекомендации по процессам оформления и управления отпусками:

Изучите Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие режим труда и отдыха работников. Важно знать, сколько дней отпуска положено сотрудникам, какие существуют виды отпусков (ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск; ежегодный отпуск (дополнительный отпуск) без сохранения заработной платы; дополнительный отпуск с сохранением/без сохранения среднего заработка (при совмещении работы с обучением); отпуск по беременности и родам; отпуск по уходу за ребенком; иные отпуска, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации), а также правила их оформления.

Обратите внимание!!! Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время:

- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет;

- перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя;

- по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя;

- лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

• Разработайте внутренние документы, регламентирующие порядок предоставления отпусков. Это может быть положение об отпусках, правила внутреннего трудового распорядка или отдельные инструкции для сотрудников, с приложением форм документов для предоставления в отдел кадров.

○ Порядок и условия предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков работникам определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (например, правилами внутреннего трудового распорядка).

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска:

- работникам с ненормируемым рабочим днём;

- работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда;

- работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера;

- работникам, исполняющим свои трудовые обязанности в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;

- работникам, выполняющим работы особого характера

и дополнительные выходные оплачиваемые дни для работников, например, за: сверхурочную работу;

- работу в выходной или нерабочий праздничный день;

- прохождение диспансеризации;

- сдачу крови (донорство);

- уход за ребёнком-инвалидом;

- по случаю рождения ребенка, дня бракосочетания и пр.

○ Правила разделения отпуска на части в Вашей организации можно закрепить в локальном нормативном акте, например в Положении об отпусках. При разработке политики, определяющей виды отпусков, условия их предоставления и оформления, нужно помнить, что право на использование основного отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в Организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Обратите внимание!!! До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть обязательно предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- лицам, работающим по совместительству (если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом).

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (графиком отпусков).

● Составляйте графики отпусков с учетом потребностей компании и пожеланий сотрудников с использованием специализированных программ или таблиц для отслеживания отпусков.

• Ознакомьте сотрудников с правилами оформления отпусков, сроками предоставления сведений для оформления графика отпусков и подачи заявлений на предоставление отпуска, необходимым перечнем прилагаемых к заявлению документов (при необходимости в зависимости от вида отпуска).

• Заявление на отпуск должно быть согласовано с непосредственным руководителем (с учетом производственной потребности) и, при необходимости, с отделом кадров. Для упрощения оформления заявления важно иметь стандартизированные формы и процедуры их подачи и утверждения.

• При оформлении отпуска по графику оформление заявления от работника не обязательно. В этом случае не позднее чем за 2 недели до даты начала отпуска в соответствии с утвержденным графиком, вручите работнику под роспись уведомление о предоставлении отпуска.

Необходимо издать приказ о предоставлении отпуска:

• после согласования заявления

• после вручения уведомления работнику о предоставлении отпуска по графику

В приказе в обязательном порядке указываются:

– ФИО сотрудника

– Даты начала и окончания отпуска

– Основание для предоставления отпуска.

В случае необходимости, составьте приказ о возложении на иного работника обязанностей отсутствующего работника на время его ежегодного отпуска.

В приказе о временном возложении обязанностей необходимо указать в обязательном порядке:

- причину издания приказа - в связи с нахождением основного работника в ежегодном отпуске;

- должность и Ф.И.О. работника, на которого возлагаются обязанности отсутствующего работника;

- условие на которых работник будет выполнять дополнительную работу по исполнению обязанностей временно отсутствующего работника наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором: в течение установленного ему рабочего дня (смены), в течение дополнительного времени. Укажите, как будет осуществляться дополнительная работа: путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, совмещения должностей (профессий) и т.д.);

- размер доплаты (если она предусмотрена) за исполнение обязанностей на время ежегодного отпуска работника;

- срок возложения на работника обязанностей отсутствующего работника;

- поручения ответственным работникам (например, бухгалтеру - произвести доплату, если она предусмотрена, за дополнительную работу).

• Ведите учет использованных и неиспользованных дней отпуска для каждого сотрудника посредством заполнения таблиц или с помощью специализированных программ для управления персоналом, что поможет избежать путаницы и недоразумений.

• Формируйте резерв отпусков в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и правилами бухгалтерского учета.

• Уведомите команду о том, что сотрудник уходит в отпуск, чтобы обеспечить преемственность работы.

• Убедитесь, что все текущие задачи сотрудника переданы другим членам команды или завершены до его ухода. При необходимости оформите передачу дел документально в произвольной форме.

• После возвращения сотрудника из отпуска проведите встречу для обсуждения текущих задач и произошедших в его отсутствие обновлений/изменений с оформлением информационной справки (при необходимости).

• Регулярный анализ использования отпусков может помочь выявить тенденции и проблемы, такие как недостаточное использование отпусков или высокие уровни отсутствия работников по болезни.

Дополнительные оплачиваемые отпуска, установленные, в частности, локальным нормативным актом, коллективным договором, могут предоставляться в течение ограниченного календарного срока, если это предусмотрено данными документами. По истечении установленного срока, независимо от наличия неиспользованных дней, право работника на получение такого дополнительного отпуска прекращается.

● Используйте программное обеспечение для автоматизации процессов управления отпусками, что может значительно упростить учет и планирование отпусков.

Перечисленные выше шаги помогут Вам организовать процесс оформления и управления отпусками сотрудников более эффективно и с соблюдением всех необходимых законодательных норм и правил.

Если у Вас возникли вопросы: что такое рабочий год для предоставления ежегодного отпуска, какие периоды включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, какие есть риски при неправильном расчете периода рабочего года для ежегодного очередного отпуска, по порядку компенсации неиспользованных отпусков, а также о правилах оформления отпусков – обращайтесь к экспертам Адамант-консалт. Мы поможем с оформлением регламентирующих документов по порядку предоставления отпусков и кадровому делопроизводству в целом.