Когда собственный автомобиль генерального директора используется для служебных целей — переговоров, поездок в банк или на сделки — возникает вполне закономерный вопрос: как правильно оформить аренду этого транспорта компании? Ведь не всегда фирма может предоставить служебный автомобиль, и руководитель вынужден искать решение самостоятельно. Использование личного автомобиля в интересах бизнеса во многих случаях предпочтительнее вызова такси, но возникающий при этом вопрос о компенсации издержек, связанных с эксплуатацией транспортного средства, требует грамотного решения. Государственные органы и налоговики обращают на такой вид затрат особое внимание, тщательно проверяя, нет ли в факте сдачи личного транспорта в аренду компании скрытого смысла или даже намеренного умысла.
Первым шагом является корректное оформление договора аренды. Согласно статье 607 Гражданского кодекса РФ, в договоре необходимо подробно указать характеристики арендованного автомобиля: марку, модель, цвет, идентификационные, заводские и серийные номера, год выпуска и другие отличительные признаки. Это позволяет однозначно идентифицировать объект аренды.
Передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, который вместе с договором служит подтверждением расходов компании на аренду. Ежемесячные акты нужны только если это прямо прописано в договоре.
Еще один важный момент — экономическая обоснованность сделки. Автомобиль должен реально использоваться в работе компании. Так, в судебном деле А40-293679/18 апелляционный суд обязал бывшего директора возместить убытки собственникам компании, поскольку было установлено, что арендованный автомобиль фактически не использовался в деятельности организации, а экономическая цель сделки отсутствовала.
Гражданский кодекс РФ предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства: с экипажем и без экипажа. Несмотря на видимое отличие этих вариантов с точки зрения гражданского права, для корректного отражения такого хозяйственного факта в налоговом учете потребуется более детализированный подход. Главное различие заключается в том, на какую из сторон договора возлагаются расходы по техническому обслуживанию, текущему и капитальному ремонту.
Расходы на техническое обслуживание и ремонт могут быть учтены в налоговых расходах только при аренде без экипажа (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, ст. 644 ГК РФ). При аренде с экипажем ответственность за поддержание технического состояния и проведение ремонтов лежит на арендодателе (ст. 634 ГК РФ, п. 1 ст. 635 ГК РФ). Включение таких расходов в налоговые затраты организации в этом случае будет признано экономически необоснованным и неправомерным, что неизбежно приведет к доначислению налогов и штрафным санкциям.
Расходы на ежедневное содержание и эксплуатацию автомобиля по договору аренды без экипажа несет арендатор. В случае аренды с экипажем распределение этих расходов является диспозитивным: если договором это не предусмотрено, расходы ложатся на арендодателя.
Законодательство не устанавливает конкретного перечня и норм затрат на ежедневное содержание автомобиля. Обычно это включает ГСМ, мойку, парковку, шиномонтаж, расходные материалы и запчасти. Главное условие — наличие первичных документов с обязательной ссылкой на арендованный автомобиль и экономическая целесообразность (ст. 252 НК РФ). Рекомендуется закрепить перечень и нормы затрат на арендованный транспорт в локальных нормативных актах компании — приказах, положениях или регламентах. Важно помнить, что аренда транспортного средства осуществляется исключительно для деятельности, направленной на получение дохода.
В деле А05-7033/2019 суды поддержали позицию налоговых органов: по документам общества семь легковых автомобилей использовались сотрудниками в выходные и праздничные дни, а также во время отпусков. Кроме того, автомобили эксплуатировались лицами, не являющимися сотрудниками общества. Экономический смысл такой эксплуатации отсутствовал. В результате были доначислены налоги, применены штрафы по п. 1 ст. 122 НК РФ и привлечена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов согласно п. 2 ст. 120 НК РФ.
Отдельно стоит остановиться на вопросе страховых взносов. При аренде транспортного средства без экипажа, вне зависимости от того, с кем заключен договор — с сотрудником или нет — страховые взносы не начисляются. То есть, доходы по такому договору не считаются одной их форм оплаты труда. Такой договор квалифицируется как передача имущества в пользование (ст. 642 ГК РФ), а выплаты по нему не облагаются страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ (Письмо Минфина России от 01.11.2017 №03-15-06/71986).
При аренде транспортного средства с экипажем, если экипаж состоит из работников сторонней организации или индивидуального предпринимателя, страховые взносы также не начисляются. Однако, если транспорт предоставляет в аренду и обслуживает физическое лицо без статуса предпринимателя (в том числе сотрудник), арендная плата должна быть разделена на две части: часть, относящуюся к аренде транспортного средства, которая не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2017 №03-15-06/71986), и вознаграждение за услуги по эксплуатации транспорта ( как одна из форм оплаты труда), подлежащее обложению страховыми взносами (пп. 1.1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Предприниматели порой не учитывают эти нюансы. Например, заключая договор аренды автомобиля без экипажа в отношении транспортного средства, которым будет управлять только его собственник, неважно кто это – директор, менеджер или водитель – следует знать, что наличие служебной необходимости само по себе не является достаточным основанием для квалификации контрольным и налоговыми органами такого договора именно как аренды автомобиля без экипажа. При анализе правомерности отнесения затрат на аренду ТС на расходы компании для налоговиков определяющим будет являться содержание договора. Практика рассмотрения спорных случаев показывает, что, если управление транспортным средством осуществляет, например, единоличный исполнительный орган компании (Генеральный директор) и он же является собственником авто, то налоговые органы могут переквалифицировать такой договор аренды без экипажа на договор с экипажем, исключив из состава затрат организации поддержание технического состояния и проведение ремонтов автомобиля, с доначислением налогов, либо страховых взносов на всю сумму расходов. Так, в деле А32-37747/2018 в аналогичной ситуации три инстанции согласились, что фактически был заключен договор аренды ТС с экипажем, поскольку собственником и водителем являлось одно и то же лицо. Пенсионным фондом были доначислены страховые взносы на всю сумму арендной платы без разделения на арендную часть и вознаграждение экипажа, а организация привлечена к ответственности за нарушение законодательства о страховых взносах. Аналогичный вывод был сделан и в деле №А53-27263/2016.
Чтобы избежать подобных проблем, важно правильно составить договор и должным образом задокументировать расходы. Если после прочтения статьи у Вас остались сомнения в правильности оформления Вашего договора аренды, пишите в сообщения группы, и мы обязательно Вам поможем.
Первым шагом является корректное оформление договора аренды. Согласно статье 607 Гражданского кодекса РФ, в договоре необходимо подробно указать характеристики арендованного автомобиля: марку, модель, цвет, идентификационные, заводские и серийные номера, год выпуска и другие отличительные признаки. Это позволяет однозначно идентифицировать объект аренды.
Передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, который вместе с договором служит подтверждением расходов компании на аренду. Ежемесячные акты нужны только если это прямо прописано в договоре.
Еще один важный момент — экономическая обоснованность сделки. Автомобиль должен реально использоваться в работе компании. Так, в судебном деле А40-293679/18 апелляционный суд обязал бывшего директора возместить убытки собственникам компании, поскольку было установлено, что арендованный автомобиль фактически не использовался в деятельности организации, а экономическая цель сделки отсутствовала.
Гражданский кодекс РФ предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства: с экипажем и без экипажа. Несмотря на видимое отличие этих вариантов с точки зрения гражданского права, для корректного отражения такого хозяйственного факта в налоговом учете потребуется более детализированный подход. Главное различие заключается в том, на какую из сторон договора возлагаются расходы по техническому обслуживанию, текущему и капитальному ремонту.
Расходы на техническое обслуживание и ремонт могут быть учтены в налоговых расходах только при аренде без экипажа (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, ст. 644 ГК РФ). При аренде с экипажем ответственность за поддержание технического состояния и проведение ремонтов лежит на арендодателе (ст. 634 ГК РФ, п. 1 ст. 635 ГК РФ). Включение таких расходов в налоговые затраты организации в этом случае будет признано экономически необоснованным и неправомерным, что неизбежно приведет к доначислению налогов и штрафным санкциям.
Расходы на ежедневное содержание и эксплуатацию автомобиля по договору аренды без экипажа несет арендатор. В случае аренды с экипажем распределение этих расходов является диспозитивным: если договором это не предусмотрено, расходы ложатся на арендодателя.
Законодательство не устанавливает конкретного перечня и норм затрат на ежедневное содержание автомобиля. Обычно это включает ГСМ, мойку, парковку, шиномонтаж, расходные материалы и запчасти. Главное условие — наличие первичных документов с обязательной ссылкой на арендованный автомобиль и экономическая целесообразность (ст. 252 НК РФ). Рекомендуется закрепить перечень и нормы затрат на арендованный транспорт в локальных нормативных актах компании — приказах, положениях или регламентах. Важно помнить, что аренда транспортного средства осуществляется исключительно для деятельности, направленной на получение дохода.
В деле А05-7033/2019 суды поддержали позицию налоговых органов: по документам общества семь легковых автомобилей использовались сотрудниками в выходные и праздничные дни, а также во время отпусков. Кроме того, автомобили эксплуатировались лицами, не являющимися сотрудниками общества. Экономический смысл такой эксплуатации отсутствовал. В результате были доначислены налоги, применены штрафы по п. 1 ст. 122 НК РФ и привлечена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов согласно п. 2 ст. 120 НК РФ.
Отдельно стоит остановиться на вопросе страховых взносов. При аренде транспортного средства без экипажа, вне зависимости от того, с кем заключен договор — с сотрудником или нет — страховые взносы не начисляются. То есть, доходы по такому договору не считаются одной их форм оплаты труда. Такой договор квалифицируется как передача имущества в пользование (ст. 642 ГК РФ), а выплаты по нему не облагаются страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ (Письмо Минфина России от 01.11.2017 №03-15-06/71986).
При аренде транспортного средства с экипажем, если экипаж состоит из работников сторонней организации или индивидуального предпринимателя, страховые взносы также не начисляются. Однако, если транспорт предоставляет в аренду и обслуживает физическое лицо без статуса предпринимателя (в том числе сотрудник), арендная плата должна быть разделена на две части: часть, относящуюся к аренде транспортного средства, которая не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2017 №03-15-06/71986), и вознаграждение за услуги по эксплуатации транспорта ( как одна из форм оплаты труда), подлежащее обложению страховыми взносами (пп. 1.1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Предприниматели порой не учитывают эти нюансы. Например, заключая договор аренды автомобиля без экипажа в отношении транспортного средства, которым будет управлять только его собственник, неважно кто это – директор, менеджер или водитель – следует знать, что наличие служебной необходимости само по себе не является достаточным основанием для квалификации контрольным и налоговыми органами такого договора именно как аренды автомобиля без экипажа. При анализе правомерности отнесения затрат на аренду ТС на расходы компании для налоговиков определяющим будет являться содержание договора. Практика рассмотрения спорных случаев показывает, что, если управление транспортным средством осуществляет, например, единоличный исполнительный орган компании (Генеральный директор) и он же является собственником авто, то налоговые органы могут переквалифицировать такой договор аренды без экипажа на договор с экипажем, исключив из состава затрат организации поддержание технического состояния и проведение ремонтов автомобиля, с доначислением налогов, либо страховых взносов на всю сумму расходов. Так, в деле А32-37747/2018 в аналогичной ситуации три инстанции согласились, что фактически был заключен договор аренды ТС с экипажем, поскольку собственником и водителем являлось одно и то же лицо. Пенсионным фондом были доначислены страховые взносы на всю сумму арендной платы без разделения на арендную часть и вознаграждение экипажа, а организация привлечена к ответственности за нарушение законодательства о страховых взносах. Аналогичный вывод был сделан и в деле №А53-27263/2016.
Чтобы избежать подобных проблем, важно правильно составить договор и должным образом задокументировать расходы. Если после прочтения статьи у Вас остались сомнения в правильности оформления Вашего договора аренды, пишите в сообщения группы, и мы обязательно Вам поможем.