Кейс: Централизация договорной деятельности в региональной электросетевой компании – опыт "Адамант-Консалт"

Структура компании:
более 2000 сотрудников,
6 филиалов, удаленность от центрального офиса - до 150 км

Задача: реинжиниринг бизнес-процессов, включающих договорную деятельность; стандартизация, унификация и регламентация операционных и поддерживающих бизнес-процессов, процедур, выполняемых в ходе договорной деятельности.

Компания столкнулась с рядом серьезных проблем, связанных с децентрализованным ведением договорной деятельности:

• Использование различных подходов к инициации, заключению, ведению, учету и хранению договоров.
• Разные формы договоров для одного типа хозяйственных операций.
• Отсутствие взаимосвязи в текстах, технических параметрах и иных значимых показателях различных типов договоров, связанных функционально (доходных и расходных).
• Расхождение реквизитов договоров в различных ресурсах.
• Невозможность идентификации договора, привязки договоров к объекту строительства.
• Децентрализованное ведение договоров и их учета приводило к выделению отдельной штатной единицы в составе каждого структурного подразделения Центрального офиса, отделов по направлениям операционной и инвестиционной деятельности, отделов в филиалах.

Процесс был распределенным и неуправляемым: неоднократно менялись значимые показатели договоров без изменения договоров, связанных с ними функционально и ввода данных в информационные ресурсы.

• Отсутствовал единый Реестр договоров, в течение жизненного цикла договора происходили многократные изменения значимых параметров с ручным вводом данных, что приводило к множеству разночтений в их составе.
• Невозможность получить историю договора и изменений к нему, актуальные сведения по договору/группе договоров автоматизировано.

• Оптимизация штатной численности сотрудников, занятых договорной деятельностью.

• Создание единого центра контроля соблюдения внутренних регламентов и условий договоров, унификация процедур ведения досудебной претензионной работы.

• Создание единой базы договоров для получения лицами, ответственными за принятие решений, актуальных сведений о статусе, стадии исполнения договора в формате, требуемом ЦФО для бухгалтерского и управленческого учета в режиме реального времени.

• Сохранение преемственности информации и актуализации данных во всех информационных ресурсах, минимизация ручного ввода, автоматизированная обработка данных, агрегация данных и договоров в любой комбинации для принятия управленческих решений.

• Главный консультант СПД

• Проект-менеджер СПД

Привлеченные сотрудники иных подразделений:

• Зам. начальника Юридического отдела

• Зам. руководителя Канцелярии

• Зам. начальника Службы безопасности

• Общая численность команды: 6 человек

• Приказ о создании проектного офиса

• Паспорт проекта

• Комитет проекта

• Дорожная карта

Были определены:

• порядок принятия решений по проекту

• состав группы внутреннего консалтинга

• основные этапы и сроки реализации

• состав подразделений и лица, ответственные за реализацию дорожной карты

Проектная группа провела следующие мероприятия:

• Определение и анализ подпроцессов в составе бизнес-процессов, включающих договорную деятельность.

• Проведение анализа регламентирующих документов.

• Разработка блок-схемы функционального взаимодействия AS IS/AS TO BE для стадий договора инициация/заключение/исполнение/завершение.

• Представление блок-схем и предложений по переходу на централизованное ведение договорной деятельности Комитету проекта и их утверждение.

• Составление матрицы RACI-SAR для процессов в составе бизнес-процессов.

• Проведение анкетирования сотрудников подразделений Центрального офиса и филиалов для уточнения функций и определения объемов трудозатрат, хронометражей рабочего дня в ЦА и филиалах (выборочно), определение оптимальной штатной численности централизованного подразделения договорной деятельности и функций филиалов.

• Разработка структуры Регламента ведения договорной деятельности.

• Разработка структуры и краткое описание Положения о Реестре договоров.

• Разработка ТЗ на автоматизацию Реестра договоров.

• Актуализация и утверждение типовых форм договоров.

• Утверждение структуры и штатной численности централизованного подразделения договорной деятельности и структуры Регламентов Комитетом проекта.

1. Актуализировали регламенты бизнес-процессов, схемы бизнес-процессов в Visio и текстовом описании (таблицы)

2. Разработали и утвердили новый Регламент ведения договорной деятельности

3. Разработали и утвердили Положение о Реестре договоров и порядке его ведения

4. Обеспечили сопровождение организационно-штатных мероприятий по централизации договорной деятельности

5. Обеспечили сопровождение процесса автоматизации Реестра договоров

6. Сформировали пакет типовых шаблонов для ведения досудебной претензионной работы

7. Актуализировали Положение о порядке работы с дебиторской и кредиторской задолженностью

Управленческий и экономический эффект:

• Численность сотрудников, занятых договорной деятельностью, сократилась на 12 человек.

• Выгрузка данных о договорах/группах договоров для принятия решений происходит автоматически в режиме реального времени.

• Сроки заключения договоров с контрагентами сократились до регламентных 5-и рабочих дней.

• Отсутствуют расхождения данных, используемых при подаче заявки на тарифное регулирование и прохождении процедуры утверждения инвестиционной программы в органах исполнительной власти региона.

• Сроки прохождения процедур согласования проектов договоров внутри компании сократились с 15-и до 5-и рабочих дней (параллельное согласование).

• Период реализации проекта: 6 месяцев, с учетом требований трудового законодательства и срока автоматизации

• Синхронизированы данные бухгалтерского и управленческого учета.