Кейс: Как iiko помогла ресторатору со стажем вывести бизнес на новый уровень

Я – Екатерина, консультант по операционной эффективности и генеральный директор в "Адамант-Консалт". Моя работа – помогать бизнесу работать лучше, быстрее, прибыльнее. Сегодня хочу поделиться историей успеха, которая меня особенно вдохновляет.

Я познакомилась с Еленой, профессиональной управляющей ресторанов со стажем в ресторанном бизнесе более 20 лет. Опытного лидера учредители пригласили развивать новый проект в Северо-Западном федеральном округе. За год удалось достичь отличных результатов в узнаваемости бренда, разнообразии меню и отношениях с надежными поставщиками. Но, несмотря на это, Елена чувствовала, что бизнес упирается в потолок, а процессы сложно контролировать. Конкуренты предлагали более современный сервис, более соблазнительные акции, а самое главное — получали больше прибыли. Елена понимала, что ей нужно что-то менять, но не знала, с чего начать.

Проблемы Елены – типичные проблемы роста.

Когда я впервые пришла в ресторан Елены, мы ожидали увидеть четкий алгоритм работы:

Ответственный за закупки взял у шеф-повара и бармена список необходимого, заказал доставку и съездил на рынок. Доставка пришла, продукты с рынка и товары первой необходимости переданы на кухню, документы и чеки отсканированы и направлены удаленному бухгалтеру. В идеале это работает так.

На практике:

•шеф-повар забыл, что у него есть продукт из заказа «в соседней морозилке» и произошло затоваривание, а что-то супер-нужное не заказал, потому что «два дня назад было, а вчера была не моя смена», и ответственный за закупки в известных терминах выражая свое неудовольствие несется в ближайшую торговую точку, потому что «ну, без этого совсем никак»;

•почему- то не произошла передача информации о предстоящем банкете и это выясняется вдруг, и тогда все участники процесса включают вторую космическую скорость, не обременяя себя мыслями об экономии при закупке, потому что «гости на пороге и меню банкета утверждено»;

•доставка пришла и ее принял тот, кто был под рукой, а документы положил «вот тут рядом» и потом вся бригада ищет потеряшки;

•ответственный за закупки не нашел на рынке продукты, заказанные шеф-поваром, и поменял их на «гораздо более интересные и нормальные по цене», или нашел, но принял решение взять что-то другое, «потому что скидка» или прихватил что-то «на всякий случай, потому что было».

Во всех приведенных выше ситуациях найти виновника экономически необоснованного решения непросто, а, если честно, - вовсе невозможно. Владельцу бизнеса остается только вздыхать и взывать к разуму и дисциплине исполнителей, не ожидая, что «это не повторится». Природа спонтанных и негативных для прибыли действий и решений (мы предполагаем, что все участники исполняют свои обязанности добросовестно и не лезут в карман компании) – отсутствие единого информационного ресурса, в котором каждый мог бы отражать актуальную информацию в пределах выполняемых именно им операций, а все видели изменения в материальных и финансовых ресурсах и их текущее состояние в режиме реального времени.

Одним словом, было очевидно, что со временем нужно внедрять систему автоматизированного учета, который позволит получать информацию об остатках продуктов, вносить закупочные цены, отражать ежедневный расход продуктов в производство и их списание в порчу, отражать реальные трудозатраты и другие суперспособности профильной отраслевой CRM.

Первый шаг – навести порядок.

Прежде чем внедрять какие-либо IT-решения, мы предложили Елене провести аудит бизнес-процессов. Мы вместе проанализировали все этапы работы ресторана – от закупки продуктов до обслуживания гостей. Выявили слабые места, оптимизировали маршруты движения товара и денежных средств, четко распределили обязанности между сотрудниками с помощью должностных инструкций. Этот этап был необходим, чтобы понять, что автоматизировать.

У каждого сотрудника в должностной инструкции теперь есть свои обязанности, которые при внедрении CRM он просто будет выполнять не на бумаге, а в информационной среде: повар спишет продукты на экране терминала, кассир сдаст выручку или выдаст суммы подотчёт, зафиксировав это в своем интерфейсе, бухгалтер-калькулятор проконтролирует правильность загрузки документов из электронного документооборота в 1С и сопоставит с данными, отразившимися через терминал, мгновенно выявив и устранив расхождения. То есть персонал будет выполнять те же действия, что и до автоматизации, трудозатраты не возрастут, при этом появится понимание, что каждое действие контролируемо внешним пользователем, что вы, он же владелец/директор/пользователь/бенефициар, в курсе всего что происходит, кто, как и когда работает. И это действительно будет так.

Выбор в пользу iiko

Когда мы разобрались с процессами, я предложила Елене внедрить систему iiko. Iiko заботится о наболевшем рестораторов – мечте об удалённом контроле круговорота всего движущегося в непростом деле общественного питания: продуктов, полуфабрикатов и готовых блюд, напитков простых и алкогольных, подаваемых в чистом и смешанном виде, посуды, столовых приборов, текстиля и утвари, оборудования и транспорта, людей по ту и эту сторону условного прилавка, и, конечно же, денег, денег и еще раз денег. С iiko в режиме удаленного доступа, вы можете управлять своим кафе, баром, фаст-фудом, кулинарией, системой доставки, рестораном - в общем любой едальней от фуд-трака до сетевого ресторанного холдинга, принимать управленческие решения и не сомневаться в том, что лежащие в их основе данные абсолютно правдивы. Ведя переговоры и строя перспективные планы, вы можете использовать пласт разносторонней статистической информации о вашем бизнесе, минимизируя риски и погрешности, вызванные искажениями данных. Отечественный программный комплекс, название которого раскрывает его суть – «Instant Information, Knowledge&Operations» или «мгновенный доступ к информации, данным и операциям».

iiko – это комплексное решение, которое позволяет:

• Контролировать закупки и складской учет: Система автоматически отслеживает остатки продуктов, формирует заказы поставщикам и контролирует цены.

• Вести оперативный учет продаж и расходов: iiko предоставляет подробную аналитику по каждому блюду, официанту и точке продаж.

• Автоматизировать работу персонала: Система позволяет вести учет рабочего времени, рассчитывать зарплату и контролировать выполнение задач.

• Улучшить качество обслуживания: iiko интегрируется с системами лояльности, позволяет собирать отзывы гостей и анализировать их предпочтения.

Внедрение и адаптация

Сейчас тренд в развитии CRM и BI-систем движется в сторону гибкости программы в пользу отраслевых особенностей. Правильный подбор системы учета, написанной специально для определенной сферы бизнеса, позволяет потенциально увеличить КПД такой интеграции еще до фактического внедрения. Внедрение iiko в ресторан с отлаженными и понятными бизнес-процессами было простым. Пришло время обучать персонал, адаптировать систему под особенности бизнеса Елены и решать возникающие проблемы.

Приятнее всего было автоматизировать документооборот между организацией и программами борьбы с контрафактом, введенными регулирующими и надзорными органами: сопряженность iiko с «Меркурием», ЕГАИС, «Честным знаком» делает весь документооборот автоматическим, исключает двойной/тройной перенос и повторный ввод данных вручную в разные программы, снижает риск ошибок.

Также мы перевели в iiko кадровые вопросы, что сняло головную боль по учету рабочего времени (особенно при сменной работе!!!), ведь программа автоматизирует фиксацию начала и окончания рабочего дня, процесс начисления заработной платы, контроль действительности санитарных книжек.

Результаты, которые превзошли ожидания

Доступ владельца бизнеса и директора в программу с формированием понятных отчетов дал возможность точно определить, кто именно в каждом конкретном случае «изгадил тапки», провести профилактические беседы, предупредить и остановить неразумные действия исполнителей «до», а не «после», определить состав вины не только по факту события, но и в денежном выражении, в том числе, для принятия мер административного воздействия.

Полноценное использование возможностей программного комплекса позволяет не только контролировать текущие процессы, но накапливать статистику для проведения анализа, сопоставления данных.

Елене стало контролировать выручку и получать данные о финансовом результате на любую дату, сравнивать показатели с предыдущими периодами и проводить анализ отклонений по статьям расходов; анализировать количество гостей, посещающих точку общепита, в разрезе времен года, праздничных дат, даже времени суток, получать сведения о клиентских предпочтениях и учитывать их при формировании и внесении изменений в меню, вести учет по программам скидок и бонусов и базу постоянных гостей, повышая уровень их лояльности.

Ваш бизнес тоже может быть эффективным!

История Елены – это лишь один пример того, как автоматизация может изменить бизнес к лучшему. Если вы чувствуете, что ваш бизнес упирается в потолок, не бойтесь обратиться за помощью к профессионалам.

"Адамант-Консалт", ваш надежный помощник и проводник в океане бизнеса, – мы поможем вам:

•Провести анализ состояния вашей организационной среды и выявить слабые места,

•Распределить функциональные обязанности между руководством и исполнителями,

•Подобрать оптимальную систему автоматизации, которая соответствует вашим потребностям,

•Внедрить и адаптировать систему под особенности вашего бизнеса,

•Обучить персонал работе с новой системой.

Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Свяжитесь с нами, и мы поможем вам вывести ваш бизнес на новый уровень! Для организаций малого и микро-бизнеса мы имеем несколько вариантов предложений, позволяющих существенно снизить стоимость консультирования. Мы умеем автоматизировать и оптимизировать даже самые сложные бизнес-модели.